E-Facturas incobrables: la importancia de la firma para facilitar su ejecución

E-Facturas incobrables: la importancia de la firma para facilitar su ejecución
Las facturas y comprobantes “en papel” parecen agonizar. Pero en la mayoría de los casos, recabar la firma "en papel" sigue siendo de gran importancia.

Desde la entrada en vigor de la Ley No. 18.600 nuestro país comenzó a promover fuertemente la documentación de operaciones comerciales mediante comprobantes electrónicos, permitiendo a las empresas mejorar sus procesos de costos y gestión de la documentación.

Pero estas ventajas tienen también su contracara. Cuando el deudor omite realizar el pago voluntariamente y las gestiones “amistosas” resultan infructuosas, la judicialización del reclamo al deudor (recupero) representa en la mayoría de los casos una dificultad adicional.

¿Qué cambió?

Si bien la factura comercial es un documento escrito (o ahora electrónico), expedido por quien vende un bien o presta un servicio, y que sirve como prueba del vínculo contractual con quien recibe el mismo, dicho documento –por sí solo– no demuestra que el contrato se haya cumplido. Por este motivo, en casos de incobrabilidad, para poder acceder a una vía judicial de rápida ejecución del deudor (juicio ejecutivo), nuestro Derecho exige que la factura esté firmada o cuente con un remito asociado firmado y reconocido por el deudor y/o su representante (en ocasiones nuestros jueces admiten también la firma por un dependiente del deudor).

El juicio ejecutivo es una estructura para el cobro de una deuda que se caracteriza por ser más simple, ágil y favorable al acreedor en el que, sin previa noticia del deudor, se decretará la ejecución y el embargo genérico o específico de sus bienes y derechos. Pero si la factura y/o el remito no está firmado, aun cuando se trate de una E-Factura aceptada por el destinatario en su software de facturación, el recupero deberá tramitarse mediante un juicio extenso, que recién permite embargar al deudor al final del proceso.

Además de la firma autógrafa: ¿qué otros tipos de firma pueden usarse?

La E-Factura pueden ser firmada electrónicamente. En efecto, la Ley le concedió a la llamada “firma electrónica avanzada” idéntica validez y eficacia que la firma autógrafa (no así a la firma electrónica simple).

Firma electrónica avanzada es aquella que contiene las siguientes características:

a) contiene información de exclusivo conocimiento del firmante, permitiendo su identificación unívoca;
b) es creada por medios que el firmante pueda mantener bajo su exclusivo control;
c) es susceptible de verificación por terceros;
d) está vinculada a un documento electrónico, de tal modo que cualquier alteración subsiguiente en el mismo puede ser detectable; y
e) debe haber sido creada utilizando un dispositivo de creación de firma técnicamente seguro y confiable y estar basada en un certificado reconocido válido al momento de la firma.

La firma electrónica avanzada solamente cumple con dichas características cuando fue otorgada y autorizada por la Unidad de Certificación Electrónica dependiente de la AGESIC, o por cualquier prestador de servicios de certificación acreditado.

Entonces, para el acceso a la vía de ejecución rápida ante un recupero: ¿qué sirve?

Como se destacó anteriormente, sirven como siempre las facturas y/o remitos “en formato papel” suscriptos por el deudor con firma autógrafa. Y también las E-Facturas y/o los E-Remitos, con firma electrónica avanzada. Pero también sirven, y es algo a considerar, las E-Facturas y/o los E-Remitos impresos, suscriptos por el deudor con firma autógrafa.   

Consideraciones finales

Es indudable que la facturación electrónica está dejando atrás a la factura tradicional. Sin embargo, no ocurre lo mismo con la obtención de la firma electrónica avanzada. Es una realidad que son pocas las empresas que la han obtenido, principalmente por su costo y porque prácticamente no existen sistemas informáticos que permitan su utilización entre empresas, o entre éstas y el Estado.

Atento a lo anterior, a fin de que las E-facturas y sus correspondientes remitos sean considerados títulos ejecutivos - evitando así el juicio “largo” para un eventual recupero-, cuando sea operativamente viable, resulta conveniente que la empresa las imprima y recabe la firma autógrafa de los deudores, tal como debe hacerse con las facturas tradicionales.

En este sentido, si la empresa entregase mercadería a través de alguna compañía de reparto, o si la mercadería fuere exportada, sería recomendable procurar incluir dentro de los servicios a prestarse por quien realiza la entrega, darle al deudor una copia impresa de la E-Factura y/o E-Remito junto a la mercadería, a los efectos de que ésta pueda ser controlada por el comprador -como usualmente ocurre en las empresas de retail– y firmada por éste en señal de conformidad y cumplimiento.

Montevideo, 19 de febrero de 2021

Compartir:

Sobre el autor

Dra. Valeria Motta

Doctora en Derecho y Ciencias Sociales, graduada en la Universidad de la República.

Su práctica se enfoca en Derecho Comercial, Civil y Migratorio; ejerciendo dichas materias tanto el área conte...

conocer más